Comment organiser un cocktail pour une fête d'entreprise ?

Organiser un cocktail à but professionnel peut sembler assez simple, mais cela nécessite de suivre pourtant certaines règles précises à plusieurs niveaux. Le choix du public, de la thématique, de la salle, de la date, l'établissement du budget et le choix du prestataire peuvent s'avérer être un véritable casse-tête. Zoom sur ces différents aspects !

Déterminer qui sont les invités

La première règle d'or lors de l'organisation de ce type d'événements demeure le choix du public et de la thématique. Il ne faut pas chercher à copier des valeurs sûres, des thèmes récurrents, mais être un minimum novateur en trouvant des thèmes qui seront susceptibles d'évoluer favorablement dans les mois qui suivent.

Un lieu adéquat

La sélection puis la réservation de la salle doivent avoir lieu bien en amont de l'événement en veillant à ce que ce lieu soit bien adapté au type de la soirée. Inutile de sortir le tapis rouge pour autant. Cette salle doit être bien proportionnée par rapport à l'effectif attendu. Elle doit également être facile d'accès.

Au bon moment

Le choix de la date est aussi un élément à prendre en compte. On proscrira d'organiser un cocktail lors des vacances scolaires ainsi que certains jours de la semaine tels que le mercredi ou le vendredi. On veillera également à vérifier qu'aucun événement sectoriel n'a lieu, ni dans son environnement professionnel. De même, une veille sur la météo et les grèves éventuelles des transports peuvent s'avérer utiles. Côté horaire, on tablera vers les 18h30 ou 19h. On lancera les invitations trois semaines avant. Il faut savoir que le ratio est en moyenne d'une personne présente sur dix invités à Paris. On relancera une semaine avant afin d'avoir une vision plus précise de l'effectif à venir et pour prévenir du nombre d'invités le prestataire chargé du buffet, un traiteur de mariage par exemple.

Côté coûts

D'un point de vue budgétaire, on comptera de 20€ à 25€ par personne pour le buffet. On prendra soin de proposer un buffet soigné pour un public extérieur à l'entreprise. Au niveau de l'organisation en elle-même, elle peut être envisagée en interne. On peut également déléguer cette prestation à une société d'événementiel, à des prestataires extérieurs. Il faudra, par conséquent, prévoir un budget supérieur.