Comment tenir et utiliser un livre de compte ?

Vous êtes chargés de la gestion comptable d'une très petite entreprise et vous souhaitez comprendre les bases de la comptabilité, notamment de la tenue des livres comptables. Après avoir lu cet article, vous saurez comment tenir un livre de comptes et vous serez à même d'utiliser le livre de manière optimale.

Quelle approche choisir ?

De manière générale, la tenue de livres en comptabilité est basée sur l'un de ces deux principes, à savoir : "la comptabilité d'engagement" et "la comptabilité de trésorerie". - La comptabilité d'engagement : elle enregistre les opérations de l'entreprise au moment de leur survenance (au moment de la facturation, impliquant une vision en termes de créances/dettes).
- La comptabilité de trésorerie : elle enregistre les opérations de l'entreprise au dénouement financier de ces opérations (vision en termes de recettes/dépenses). C'est la comptabilité de trésorerie qui est conseillée dans le cadre des très petites entreprises, vu qu'elle est moins contraignante. Elle fera donc l'objet de la suite de cet article.

La tenue d'un livre de compte

Le livre de compte correspond ici à un tableau de recettes/dépenses. En effet, il s'agira pour vous de noter (ou enregistrer, en terme comptable) dans le tableau toutes vos opérations qui ont une incidence sur votre trésorerie (entrée ou sortie d'argent). Le livre de compte se présente sous la forme d'un tableau à 6 colonnes principales, dont les intitulés, sont : - Date : date d’enregistrement de l'opération.
- Libelle : bref descriptif de la nature de l'opération (achat de fournitures, salaires, ente de marchandises, etc.).
- Référence : référence de l'opération (N° de facture, N° de reçu, etc.).
- Recette : montant de l'encaissement.
- Défense : montant du décaissement.
- Solde : solde après l'enregistrement de l'opération. Les trois dernières colonnes (recettes, dépenses et solde) pourront être subdivisées si l'entreprise utilise différents modes de règlement (espèces, chèques, etc.). Ainsi, un total (ou un solde) pourra être réalisé pour chaque mode de règlement.
Le livre de compte est donc destiné à enregistrer toutes les opérations d'une entreprise. Pour faciliter sa tenue, le livre de compte pourra être réalisé sur un tableur (Excel ou Calc par exemple). Notons également que les libellés utilisés devront permettre de réaliser une analyse du livre de compte par le regroupement de ceux-ci en catégories analytiques (Ex. : Ventes, Achats de marchandises, Salaires, etc.).

L'utilité du livre de compte

Le livre de compte, pour une auto entrepreneur ou pour toute entreprise de très petite taille, permet de suivre au mieux l’évolution de son activité. Il permet de vérifier le niveau d'activité en cours (chiffre d'affaires ou recettes réalisées) et éventuellement de prendre des décisions quant à la mise en œuvre de mesures correctives.