Comment réduire ses notes de frais ?

Vous êtes dirigeant d'une entreprise et vous tenez à ce que sa gestion soit extrêmement rigoureuse pour maintenir une rentabilité satisfaisante. En conséquence, vous pensez que les notes de frais de vos collaborateurs doivent être mieux maîtrisées. Les indications que vous lirez ci-dessous vous permettront de réfléchir aux moyens de supprimer les frais inutiles et de combattre les abus.

Comment faire la chasse aux dépenses superflues ?

Le premier poste sur lequel il faut agir est celui des frais de déplacement. En effet, les voyages et les séjours en hôtel représentent des frais parfois élevés. Il faut donc s'assurer que les voyages (et surtout les voyages dans les pays éloignés) sont justifiés et rentables pour la société. Ainsi, avant d'envoyer un collaborateur en Asie ou en Californie, il faut commencer par se demander si l'affaire ne peut pas se régler par un simple échange d'e-mail avec le client asiatique ou californien. Il en est de même lorsqu’un collaborateur se déplace fréquemment en province ou dans les pays européens. D'autre part, les frais de restaurant doivent eux aussi être surveillés de près. Ainsi, avant d'inviter un client dans un restaurant de luxe, il faut se demander si l'entreprise a vraiment besoin d'engager un tel montant de frais pour ce client. Enfin, la gestion des notes de frais doit aussi prendre en compte les cadeaux d'affaires. Il faut en effet s'assurer que le fait d'offrir des cadeaux d'affaires luxueux à des clients est rentable pour votre entreprise.

Sachez lutter contre les abus

Une étude a révélé qu'un salarié sur cinq triche sur ses notes de frais. En conséquence, il est capital de surveiller de près toutes les demandes de remboursement de frais qui vous sont présentées par vos collaborateurs et surtout par ceux dont l'honnêteté vous semble sujette à caution. Il faut notamment bien vous assurer que les frais dont le salarié demande le remboursement sont réellement justifiés par une nécessité professionnelle. Ainsi, pour toute dépense autre qu'une note d'hôtel, une facture de restaurant ou un billet d'avion justifié par une mission faite pour la société, il ne faut pas hésiter à convoquer le collaborateur et à lui demander des explications sur la justification de la dépense dont il demande le remboursement. En cas de tromperie caractérisée, il y a lieu de voir si les faits constituent une faute grave ou une faute lourde. Dans ce cas, il ne faut pas hésiter à licencier le salarié indélicat.