Comment ranger efficacement ses papiers et son courrier ?

Chaque jour, les papiers et les courriers s’entassent… factures, fiches de salaire, relevés de compte, etc. Afin de ne pas se laisser envahir, il faut s’organiser ! Trier, jeter, ranger voilà les trois règles. Le point sur les papiers à conserver impérativement et les durées de conservation des autres, des techniques pour ranger simplement et quelques conseils pour gagner du temps.

Trier ces documents

Dans un premier temps, il va falloir faire le tri. En effet, tous les papiers administratifs n’ont pas la même valeur ni le même intérêt. Les documents à conserver toute votre vie : - Le livret de famille (et le contrat de mariage).
- Le jugement de divorce.
- Les actes de reconnaissance d’enfants naturels.
- Les donations.
- Le livret militaire.
- Les contrats de travail, fiches de paie et relevés d'allocation chômage.
- Les relevés de points de retraite.
- Les titres de pensions civiles et militaires.
- Les actes de propriétés et actes notariés.
- Les diplômes. Tous les autres documents ont une durée de vie limitée : - 1 an : les notes de frais, les avis d’envoi d’un recommandé, les factures simples (comme la vérification de la chaudière qui s’effectue tous les ans par exemple).
- 2 ans : les factures d’eau et de téléphone, les certificats de scolarité, les quittances d’assurance, etc.
- 3 ans : les déclarations et avis d’imposition sur le revenu, la redevance audiovisuelle, etc.
- 5ans : les documents de location d’un appartement : bail, quittance, etc.
- 10 ans : les factures d’électricité et de gaz, les talons de chéquiers et relevés de compte, etc.
- 30 ans : les permis de construire, les reconnaissances de dettes, etc. Cette liste n’est pas exhaustive, mais montre qu’il s’agit souvent d’appliquer la stratégie de la logique. Est-ce que ce document peut me servir plus tard ? En cas de doute, n’hésitez pas à contacter l’organisme concerné.

Ranger ses documents

Pour éviter de perdre du temps, les mots d’ordre sont régularité et simplicité - Traiter les papiers au fur et à mesure de leur arrivée et garder ceux qui nécessitent une réponse ou un paiement dans une boite visible. Ranger les autres. - Chaque année faites-vous quelques classeurs avec intercalaires thématiques (impôts, salaire…). L’année écoulée vous transférez les papiers dans des boites cartonnées thématiques pour les archiver. Les documents y seront classés chronologiquement. - Prévoyez régulièrement un temps pour jeter les documents inutiles. - Ranger à part tous les documents à conserver à vie, faites en des copies et gardez les originaux dans un coffre, par exemple. La régularité de votre tri et du traitement de vos documents permettront de gagner du temps et de n’y passer que quelques minutes par semaines.