Tout pour organiser un séminaire à Paris

Les événements en France et surtout dans les grandes villes comme Paris sont de, à peu près, 900 par semaine, événements privés ou professionnels, c’est dire l’ampleur du secteur. La préparation en avance d’un séminaire est primordiale pour que tout se passe bien durant l’événement et pour que les imprévus ne deviennent pas des catastrophes. Comment faire au mieux pour que les séminaires se déroulent bien ?

Place aux professionnels pour l’organisation d’un séminaire

Dur de généraliser et dire qu’il faut six mois ou un an pour préparer un séminaire à Paris. Mais, il est vrai que certaines salles ou endroit qui, par ailleurs, peuvent être des prescripteurs sont souvent réservés une année à l’avance, voire deux, comme pour des salles prestigieuses comme la salle de réunion du Bristol. Le mieux est de prendre au moins conseil auprès des prestataires en communication événementiels ou encore agences événementielles.

Quand et où ?

Si votre séminaire se déroule déjà depuis des années, pas besoin de préparation trop différente des autres années, même si pour se démarquer de la concurrence, il faut toujours innover. En revanche, si vous lancer un séminaire, il faut lui trouver un nom, une bonne date, une bonne place géographique. La date d’un séminaire n’est jamais à prendre à la légère, ce choix est même un des principaux facteurs de succès. Mais, comme un séminaire ne se déroule pas dans une île, il faut aussi faire une veille concurrentiel. Que se passe t-il à la même date que notre séminaire et aux alentours. Il n’y a pas de règles à suivre dans le domaine. Un endroit peu donner une aura à un séminaire, mais l’inverse également peut être vrai. Par exemple, si vous décidez, à contre courant, de faire un séminaire dans un endroit insolite, cela peut être très judicieux. La presse ou les sites internet peuvent relayer l’information.

Les choses à éviter

Certains séminaires thématiques doivent se dérouler à des saisons précises. Un séminaire professionnel se déroule, bien sûr, en semaine, celui concernant les pollens, par exemple, se font la plupart du temps au Printemps. Une fois le financement trouvé, via un sponsor, une subvention ou un emprunt, vous pouvez mettre en place les finitions de votre séminaire. Les séminaires sont, en général, financés par des marques ou des institutions. Contrairement aux salons, les stands sont facilement vendables aux exposants si les sujets sont pertinents et la date bien placée. La salle doit être facile d’accès, et les informations d’accès utiles.