Secrétaire administrative : le guide complet des formations, études, fonctions et débouchés

Afin de trouver de manière sûre et rapide un emploi dans le secteur de l'administration, se former pour devenir secrétaire administrative s'avère un choix tout à fait pertinent. Générateur d'emplois, ce domaine réclame cependant une formation complète et efficace, en s'adressant pour cela à des organismes adaptés qui proposent des cours de qualité, en alternance ou par correspondance.

Les formations

Le site de référence pour les différentes formations en secrétariat est Formation-secretariat.fr qui contient toutes les informations sur les cursus diplômants dans cette branche en France. Les formations proposées peuvent être suivies dans le cadre du DIF (Droit Individuel à la Formation) pour les salariés. Il est possible de se former au métier de secrétaire administrative via l'IFOCOP, Ifocop.fr, un organisme de référence dans la formation professionnelle en alternance pour adultes. L'entrée se fait sur dossier, test et entretien, pour une formation (en école et en stages) d'une durée de huit mois. Des spécialisations existent, notamment avec l'option médico-sociale qui permet de travailler en milieu hospitalier ; les cours sont alors assurés dans les centres IFOCOP de Cergy-Pontoise et Rungis. Le site Culture-formation.fr fournit tous les renseignements susceptibles de vous aider dans la recherche d'une formation en secrétariat administratif. Des demandes de documentation sont possibles, y compris pour les spécialisations : on peut suivre ainsi une préparation au concours de SAASS (Secrétaire Administratif des Affaires Sanitaires et Sociales) d'une durée d'un an. Une formation de secrétaire administrative ouvre également les portes d'institutions diverses lorsque l'on suit en complément une formation spécifique pour devenir secrétaire médicale, secrétaire comptable ou assistante juridique. Des cours par correspondance sont enfin accessibles par l'intermédiaire du CNED, Cned.fr, le centre de formation à distance dont les programmes réputés donnent accès à une très bonne préparation depuis chez soi. Les programmes comprennent une approche des tâches rédactionnelles et de la comptabilité ainsi qu'une initiation à l'organisation, au contrôle et à l'encadrement.

Les cours

La formation de secrétaire administrative se déroule en alternance, assurant à la fois la transmission des connaissances théoriques et des enseignements pratiques par des formateurs certifiés. Les périodes de stages permettent de donner aux élèves une approche concrète de leur métier et de solides bases pour son exercice futur. Les cours en eux-mêmes dispensent les enseignements suivants : - Des connaissances techniques (maîtrise du clavier, communication écrite interne et externe, techniques administratives d'organisation et de prise rapide de notes, utilisation d'internet). - Des connaissances générales (expression écrite, cours de langue, calculs commerciaux). - Une formation bureautique poussée (utilisation de Windows et des outils courants comme Word, Excel, Powerpoint notamment). À l'issue de la formation, les élèves maîtrisent les fondamentaux du secrétariat, à savoir la rédaction de courriers et de comptes rendus, l'utilisation des outils bureautiques et la connaissance du milieu professionnel ainsi qu'un apprentissage pratique de l'accueil, du renseignement des clients, des patients et des usagers et la gestion des prises de rendez-vous. Il est bon de rappeler que des cours de secrétariat permettent aussi de se spécialiser dans d'autres domaines afin d'élargir son secteur d'activité (formation de secrétaire juridique, formation d'assistante médicale, formation comptable).

Les débouchés

Avec un diplôme de secrétaire administrative, il est possible d'accomplir toutes les tâches réclamées par cette activité : l'accueil des clients, la gestion d'agenda, l'organisation, la rédaction de courriers et de comptes rendus, la création de documents et de tableaux. Les secrétaires qualifiées sont indispensables à toutes les institutions, il va donc de soi que les débouchés sont importants, particulièrement dans le domaine de l'administration. Avec une formation dans le secrétariat administratif, la sécurité de l'emploi est assurée. Quant aux rémunérations envisageables, elles varient selon l'expérience et les tâches à accomplir (allant du simple secrétariat à l'encadrement du personnel). Pour les récents diplômés, il est possible de prétendre à un salaire brut de 1300€ par mois.