Les solutions pour organiser un événement professionnel

Un évènement professionnel est une manifestation qui peut être une conférence, un séminaire, un congrès scientifique ou un salon professionnel. Comme dans tous les domaines, les techniques pour organiser un évènement professionnel évoluent et des solutions virtuelles prometteuses sont depuis quelques années proposées aux organisateurs d'évènements professionnels, à côté de solutions plus classiques.

Les sociétés évènementielles

Les solutions pour l'organisation d'un évènement d'entreprise sont multiples selon la nature de la manifestation, le contenu que l'on souhaite lui donner et l'objectif recherché. Un évènement professionnel est organisé généralement par une société spécialisée dans l'évènementiel. Sa préparation demande beaucoup de temps et une organisation rigoureuse et minutieuse. Pour mettre sur pied un évènement du type congrès annuel d'une profession ou une conférence scientifique de haut niveau sur un thème donné, les organisateurs font la plupart du temps appel à une agence évènementielle.

Les solutions classiques

Le cahier des charges Généralement, l'organisateur de l'évènement établit un cahier des charges définissant ses objectifs en termes de nombre de participants ciblés, de type(s) d'évènement(s) souhaité(s) et de manifestations sociales éventuelles associées en marge de l'évènement, à savoir les repas de travail ou de gala et les excursions ou les visites. Si le nombre de participants n'arrive pas, moyennant des droits d'entrée raisonnables, à équilibrer le budget prévisionnel, l'organisateur pourra toujours faire appel à des sponsors. Une fois le contenu et le budget retenus, la société évènementielle se charge de l'organisation complète de l'évènement. Le choix du lieu L'organisation d'un évènement professionnel démarre en général plusieurs mois à l'avance (1 année est un délai correct). L'organisateur commence par choisir la ville d'accueil. En général, il fait le choix d'une cité accueillante et attractive, soit par son climat, soit par son histoire. La première préoccupation de l'organisateur est de réserver un lieu suffisamment spacieux pour accueillir une conférence et/ou un salon avec exposants. Plus le nombre de participants et l'espace requis sont importants, plus le nombre de lieux possibles dans une même ville est limité. D'où l'intérêt de s'y prendre longtemps à l'avance. Les préparatifs Le deuxième point important est la réservation de chambres d'hôtel pour les futurs participants. En général, un an à l'avance n'est pas de trop pour réserver quelques centaines de chambres dans une même ville, encore plus si l'évènement est organisé à l'étranger. Pour une conférence, le programme et les appels à intervenants doivent être préparés suffisamment à l'avance pour éviter les surprises de dernière minute. L'organisation des repas et des évènements sociaux est également à prévoir longtemps à l'avance. Il faut trouver des lieux de capacité d'accueil suffisante, de bonne qualité et mettre en place toute la logistique nécessaire (transport). La société évènementielle se chargera également de la mise en place des stands et de l'organisation technique associée pour l'installation des sociétés exposantes (plans d'implantation, câblage électrique, cloisons, éclairage...) et de la communication de l'évènement.

Les solutions virtuelles

Logiciels interactifs Depuis quelques années, les solutions d'évènements virtuels sont proposées aux organisateurs. Basés sur la mise en place d'une plateforme informatique interactive, les évènements virtuels peuvent concurrencer très largement les évènements classiques. Des logiciels sont aujourd'hui proposés sur le marché permettant à un organisateur de mettre sur pied son évènement, d'inviter des participants, de disposer d'autant de stands virtuels qu'il le souhaite, d'organiser une conférence virtuelle avec un grand ponte, faire se rencontrer des professionnels dans des salons privés où ils pourront échanger leurs cartes de visite virtuelles et négocier des contrats de vente, le tout en restant confortablement installé dans son fauteuil devant son écran d'ordinateur. Des avantages indéniables Ces solutions pour organiser un évènement professionnel sont séduisantes à plusieurs titres, d'abord, l'absence totale de frais liés aux déplacements. Ensuite la convivialité de la formule et les possibilités immenses de logiciels aux limites inconnues en dehors de l'imagination humaine. Ce sont certainement des solutions d'avenir pour de nombreuses manifestations dont la présence physique des participants n'est pas essentielle.