Le gestion des documents : réception, tri, traitement, archivage

La gestion des documents est une fonction essentielle de l'entreprise. Elle doit rendre accessibles tous les documents entrants et sortants. Elle doit favoriser le traitement des affaires, en temps voulu. Des solutions informatiques de traitement intelligent de documents (TID) et de gestion électronique de documents (GED) s'implantent dans les grandes entreprises, en remplacement du traditionnel classement de documents.

Tout document entrant ou sortant doit pouvoir être indéfiniment retrouvé et exploité

La prise en charge des documents à leur réception dans l’entreprise doit assurer leur diffusion, au bon destinataire et permettre d’en retrouver rapidement l’émetteur, la date d’émission, la date de réception et l’objet, sous une référence propre à l’entreprise. Traditionnellement, cette étape de la gestion des documents était concrétisée par un registre à colonnes qui portait ces indications. Il permettait de retrouver une copie du document dans des archives chronologiques. Ce registre est le plus souvent, de nos jours, un document Excel et l’archivage chronologique du courrier entrant est une opération de numérisation. Les grandes entreprises optent pour une gestion automatique des documents entrants qui permet d'effectuer des recherches futures sur l’ensemble des archives. Le logiciel Epistolaire, par exemple, permet cette automatisation, par le biais de la numérisation, l'indexation et le routage. Il existe sous différentes versions à partir de 290€. Cependant, 80% des documents reçus par une entreprise ne sont pas structurés, et de surcroît, peuvent être manuscrits. Le logiciel A2iA DocumentReader est actuellement le plus performant, dans la reconnaissance d’écriture imprimée et manuscrite (OCR).

Le destinataire doit traiter les informations à temps

Chaque destinataire trouve quotidiennement une pile de paperasses dans sa corbeille à courrier entrant. Il doit rapidement, en déterminer l’urgence et l’importance. En effet, est urgent ce qui réclame une réponse rapide et est important, ce qui est dans le cœur même des missions du destinataire. Un document peut être urgent, sans être important, ou le contraire. Un document peut être, à la fois, urgent et important. Ce dernier sera prioritaire. Le destinataire a intérêt à classer les documents qu’il reçoit : - En fonction du cœur de ses missions, il ne doit pas hésiter à le retransmettre à quelqu’un de compétent. - En fonction de la date à laquelle, il doit l’avoir traité. Ces opérations peuvent se gérer avec le courrier papier comme avec les documents électroniques, à l’aide de dossiers créés dans la boîte de réception. Le destinataire doit également avoir évalué le temps qui lui est nécessaire au traitement de chaque type de document, comme les lettres, les comptes-rendus, les rapports ou les synthèses. Il peut alors, traiter posément les documents qui doivent être traités dans la journée. Les documents qu'il émet sont envoyés à leur destinataire et doivent être archivés. Il existe des logiciels de gestion électronique des documents (GED) qui permettent de partager des fichiers volumineux, en ligne.