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Procédure d'organisation d'évènement en 10 points

L'organisation d'un évènement en entreprise demande de la minutie. L'évènement n'est pas une fin en soi. Il est une bonne occasion d'entretenir ou d'améliorer l'image de l'entreprise. En fait, la raison importe peu, elle n'est que prétexte à publicité et, éventuellement, à resserrer la cohésion du personnel. En tant qu'opération publicitaire, rien ne doit être laissé au hasard dans la préparation d'un évènement.

1 - Constitution d'un comité

- Constitution du comité des organisateurs.
- Planification des réunions de préparation.
- Désignation de l'autorité de contrôle du respect du règlement d'entreprise (plus haute autorité sur place ou son délégué).

2 - Impliquer les autorités

- Obtenir l’approbation officielle de la direction.
- Obtenir un budget.
- Informer le CHSCT avec tous les détails concrets (nombre, dates, invités extérieurs... ) et prévoir leur visite pour le contrôle de la conformité des installations.
- Ou, prévoir la location de salles à l'extérieur.

3 - Mettre en place la logistique

- Réserver les locaux.
- Réserver le traiteur.
- Réserver le service bar.
- Réserver l'informatique.
- Faire le plan d'aménagement des locaux.
- S'assurer d'un service audiovisuel.
- Communiquer sur l'évènement (affiches, tracts, banderoles, annonces presse... ).
- Projet de signalisation.
- Prévoir les transports si nécessaire.
- Avertir les services concernés de leur participation.

4 - Concrétiser

- Planifier l'événement (à l'aide d'un diagramme de GANTT) à partir de la date de fin.
- Établir le budget définitif : lister tous les frais.
- Faire approuver par l'autorité de contrôle.
- Créer un site web et préparer la documentation papier.

5 - Répartir les responsabilités

- Secrétariat : téléphone, courrier, internet, photocopies...
- Gestion des inscriptions : réservations, paiements, renseignements...
- Gestion de la communication presse.
- Gestion des locaux.
- Gestion de l’animation...

6 - Derniers préparatifs

- Se faire sponsoriser : finances ou fourniture de matériel...
- Communiquer le calendrier des activités.
- Arrêter l'affectation des locaux.

7 - Lancer

- Arrêter la réservation d'animation de séminaire ou de conférencier si nécessaire.
- Arrêter la réservation d'un traiteur ou d'un organisateur de réceptions.
- Lancer la publicité.
- Confirmer les dates à la direction.

8 - Entretenir la presse

Attirer l'attention de tous les médias possible.

9 - Prévoir les distractions annexes

- Spectacle.
- Dîner.
- Occupation des accompagnants pendant les ateliers : visites de monuments, de musées, promenades...

10 - Réservation des hôtels

Mettre les hôtels en concurrence pour obtenir des prix par rapport au nombre de personnes à loger. Penser à réserver différentes catégories de chambres.

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