La procédure qui aboutit au plan de formation d'une entreprise ou d'une administration

Le plan de formation professionnelle est un document (tableau ou schéma) qui récapitule toutes les actions de formation qu'une organisation prévoit pour l'année. Élaborer un plan de formation consiste donc à recueillir les besoins, les traduire en objectifs, puis à lancer des appels d'offres pour choisir la formation la mieux adaptée. Ce récapitulatif des actions en regard de leurs demandeurs, de leur objectif, de leur coût, de leur durée est le plan de formation.

De la sensation d'un manque à la formulation de l'objectif

Le plan de formation professionnelle continue part immanquablement de la sensation d'un manque : un manque d'aisance pour tenir son poste ou un manque de compétence pour évoluer. En effet, il s'inscrit dans le processus de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences qui postule qu'il faut faire évoluer les opérateurs avant de songer à embaucher et licencier les anciens. Dans ce cadre-là, chaque membre du personnel est en auto-observation permanente, prêt à relever :
- tout ce qu'il ne sait pas (savoir),
- tout ce qu'il ne sait pas faire (savoir-faire),
- toutes les occasions où il ne sait pas quel comportement adopter (savoir-être). Chacun des responsables d'équipe (en plus de s'auto-observer) est attentif à ces mêmes choses avec, en plus, la préoccupation de l'évolution des métiers et de la politique d'entreprise. C'est par une communication permanente avec les membres de son équipe que peu à peu le besoin en formation est ainsi identifié. Ce besoin est officialisé lors de l'entretien annuel et exprimé sans équivoque sous forme d'un objectif à atteindre, c'est-à-dire que cette formulation doit décrire la situation souhaitée après la formation. Par exemple : "Madame Machin sera capable d'exécuter la manoeuvre de X selon les règles de sécurité" ou "Monsieur Truc sera capable d'apaiser les clients mécontents". Les éléments qui permettront de constater l'atteinte de ces objectifs sur le terrain sont listés.

Du recueil des objectifs à l'élaboration d'un plan prévisionnel

À la DRH, le responsable de formation (RF) recueille les objectifs de formation ainsi formulés. Il lui incombe de les faire préciser au cas où ils ne décriraient pas vraiment un résultat. Il regroupe les objectifs semblables de manière à constituer des groupes. Si l'effectif est suffisant (de 6 à 12 candidats), il pourra envisager une formation sur mesure en interne. Il rédige ensuite un cahier des charges, document qui sert à informer l'éventuel prestataire du cadre dans lequel il aura à intervenir : la vocation de l'entreprise, sa taille, les effectifs, les métiers, le manque ressenti et l'objectif souhaité. Chaque ingénieur formation pourra ainsi concevoir une formation adaptée et le RF pourra choisir objectivement en comparant les méthodes pédagogiques les moyens prévus et le découpage. Le RF récapitule donc les objectifs, le nom des participants pressentis et le coût, la durée, le lieu, la période dans son tableau. Le plan de formation prévisionnel ainsi complété, le RF le présente en réunion au groupe paritaire chargé de la formation.

L'approbation du plan de formation et sa mise en oeuvre

Dans les entreprises, ce groupe paritaire est le plus généralement constitué du comité d'entreprise (CE) ou d'une sous-commission chargés de la formation et de représentants de la direction. Dans les collectivités territoriales, il s'agit du comité technique ou, si les formations sont confiées au CNFPT, du comité régional d'orientation (CRO). Dans la fonction publique de l'État, un Groupe paritaire de la formation (GPF) est constitué de l'encadrement et des représentants du personnel. Les représentants de la direction discutent ce plan en fonction de priorités liées à la politique d'entreprise. De leur côté, les représentants du personnel veillent à ce que les intérêts des personnes et leur possibilité d'obtenir de nouveaux moyens d'avancement ne soient pas négligés. Si le plan annuel de formation professionnelle continue a été rédigé avec précision, si les objectifs sont clairs et font ressortir leur concordance avec la politique d'entreprise, il ne devrait pas être nécessaire de le remanier. Il reste alors à le financer en s'adressant en partie aux organismes de financement de la formation.