Descritptif du poste : secrétariat téléphonique médical

Décrocher le téléphone en l'absence de votre secrétaire vous interrompt dans votre consultation ? Vous trouvez que les charges de secrétariat empiètent trop sur votre réelle activité médicale ? Pourquoi ne pas avoir recours à un service de secrétariat téléphonique médical ? Voici comment se présentent les services du télé secrétariat pour gérer votre agenda médical.

Le fonctionnement du télésecrétariat

Travaillant à distance, mais en relation permanente avec vous, plusieurs sociétés proposent l'accueil téléphonique de vos patients. Les secrétaires peuvent ainsi organiser votre agenda sans que vous ayez à vous en soucier. Les interlocuteurs de vos patients sont également capables de savoir si un appel constitue une urgence, et vous contactent dans ce cas directement sur une ligne alternative. En général, il s'agit de secrétaires médicales formées. Étant donné que les secrétaires traitent en général assez peu de médecins en même temps, elles sont à même de connaître les attentes de vos patients, et leur assurer un accueil et une écoute personnalisée. Les appels que le centre vous envoie pour rendre compte des activités ne vous sont pas facturés, bien sûr, et vous pouvez accéder à votre agenda directement via Internet. Ces centres peuvent aussi se révéler très utiles pour étendre le temps d'accueil de votre secrétariat, ou gérer l'absence de votre secrétaire personnelle, sans surcroît de travail.

Qui propose ce service ?

L'externalisation du secrétariat médical se répand, et de nombreuses sociétés éclosent. Le grand avantage de ce type de service à distance est que vous pouvez choisir une société uniquement selon son offre, et non selon sa localisation géographique. La réception des appels est assurée par des secrétaires médicales, qui savent donc non seulement accueillir le patient, mais gérer votre agenda, manipuler les outils de traitement de texte, et travailler sur l'intranet. Vous pouvez donc avoir toute confiance. Parmi les nombreux sites, on trouve CallMed (Callmed-france.fr), proposant non seulement de la prise de rendez-vous par téléphone, mais aussi la gestion de l'arrivée des clients en salle d'attente, ou la transmission de consignes simples aux patients.
La permanence de secrétariat est aussi assurée par Gescall.com, ou Medicall.fr. Il est préférable dans tous les cas de vous adresser à une société orientée principalement sur le secteur médical, car les centres d'appel trop généralistes risquent de ne pas vous proposer un service optimal et pertinent pour l'accueil de vos patients. Bon à savoir Le forfait basique de CallMed est facturé 50€ par mois, mais vous pouvez opter pour une version plus flexible (prix constaté en mai 2011).