Comment repenser la gestion du temps de fond en comble dans une entreprise ?

Repenser la gestion du temps de fond en comble dans une entreprise est bien mieux que d'envoyer ponctuellement un collaborateur en formation. Mais, cela suppose de mobiliser tout le monde et d'éplucher tout le fonctionnement pour le reconstruire en prévoyant même l'imprévu.

L'ensemble de la hiérarchie doit être convaincue

Une telle opération va immanquablement entraîner un bouleversement des habitudes. Pour rassurer et impliquer tous les acteurs, il est indispensable que l'équipe dirigeante affirme et montre régulièrement son attachement à ce projet.

Une communication interne doit être fignolée

Le projet ne s'entreprend pas sans que tous les collaborateurs aient été motivés et informés clairement. Une nouvelle organisation se construit dans la participation générale.

Bien choisir l'accompagnateur

Il est plus facile de faire piloter le projet par un consultant externe. Il gérera la démarche, concrétisera les organes de pilotage, organisera les groupes de réflexion, se chargera des rapports, facilitera les échanges, etc. Il faut choisit l'accompagnateur qui proposera un projet de refonte et pas une série de formations à la gestion du temps.

L'analyse du rôle et des missions de chacun

Le premier chantier est une mise à plat. Au lieu de nommer évasivement son métier, chacun doit apprendre à exprimer son rôle sous forme d'objectif : "Je suis là pour (verbe + compléments)". D'un rôle découlent des missions, les missions sont remplies par la réalisation d'opérations qui, à leur tour, nécessitent l'accomplissement de tâches. Un collaborateur qui ne connaît pas son rôle ne peut pas identifier les tâches qui lui incombent ni ses priorités.

Un brainstorming pour lister tous les problèmes de temps survenus

Le deuxième chantier consiste en la récapitulation de tous les incidents survenus par cause d'une mauvaise gestion du temps.

L'analyse et la résolution de chacun de ces problèmes

Les causes de ces incidents se révéleront vite récurrentes et réparties en 5 domaines : locaux, moyens, matières premières, méthodes et comportement humain. Le groupe de travail examine alors ce qu'il peut permuter, supprimer, déplacer, répartir, changer, amputer ou compléter pour éradiquer ces "chronophages". N.B. : Il est important de mesurer la nuisance de ces "chronophages" selon le rapport : temps perdu/bénéfice retiré. Par exemple, une pause café n'est pas un chronophage à éradiquer tant son bénéfice est important pour le travail d'équipe.

Le refonte des procédures

Les travaux de réflexion précédents ont permis de mettre à plat l'organisation existante ; reste à en reconstruire une nouvelle en évitant les erreurs.

La mise en place d'outils de planification

Gérer son temps nécessite des outils de gestion du temps : - Des diagrammes d'organisation comme PERT et Gantt. - Des feuilles de temps et grilles d'emploi du temps. - Des plannings et logiciels de planification. - Un agenda collectif - Etc.

La redéfinition des rôles et des missions

Les rôles et les missions peuvent être à présent bien clairement définis.

Prévoir l'imprévu

Les procédures doivent comporter des "plan B", "plan C", "plan D" pour le cas où il arrive ceci ou cela. On peut comme on met une cellule de crise en place avant qu'il arrive une crise.