Comment préparer une réunion de travail ?

La conduite de réunions est une étape essentielle dans la vie de l'entreprise. C’est une opération délicate car non seulement elle est longue à mettre en œuvre par rapport à la logistique, mais repose essentiellement sur les compétences de l'animateur qui est chargé d'établir un climat de confiance entre les invités.

Comment s'organise une conduite de réunion ?

La conduite de réunion suit un enchaînement logique d'étapes dans lequel l'animateur a le rôle moteur pour réaliser des évènements ou établir un partenariat avec des clients, pour vendre un produit ou un service, préparer une réunion des organes de direction ou encore en cas de procédures de licenciement.
En amont, organiser des réunions se manifeste par de la logistique, notamment : - Par la rédaction d'une convocation à la réunion qui indiquera le titre, les objectifs, l'ordre du jour ce, la date et le lieu (plan d'accès), le nom de l'animateur et le nom des participants invités, les questions clés pour faciliter les échanges et la participation Cette convocation doit être envoyée au plus tôt afin que les participants puissent se libérer et réfléchir aux sujets. - La disponibilité de la salle. En aval, l'animation de la réunion se présentera sous la forme des 4x20 (premiers pas, premiers gestes, premiers mots, premières secondes). Comment mener et animer une réunion ?
- L'animateur devra accueillir les participants et les inviter à se présenter par un tour de table. - Indiquer les limites (contraintes et décideurs). - Et enfin proposer le travail réunion.

Le rôle de l'animateur

L'animateur doit créer un climat de confiance pour mener une réunion efficace, il sera ainsi producteur, régulateur et facilitateur : - Producteur car il donne les règles du jeu.
- Régulateur car il sollicite les échanges et gère les phénomènes affectifs. - Il joue le rôle de facilitateur car il structure la progression du groupe. L'animateur questionne, écoute, distribue le temps de parole. Les pièges à éviter sont surtout l’improvisation de l'animation de la réunion, la monopolisation du temps de parole, encouragement de digressions hors sujet, ou les railleries.

Rédiger un compte rendu

Faire un compte rendu permet de récapituler les idées qui ont été abordées à la réunion, répondant à la problématique de l'ordre du jour. Mais aussi, il permet d'isoler les incidents qui s'y sont produits. Le compte rendu type repose sur trois éléments : - Description des idées abordées.
- Points d'amélioration pour l'organisation de la prochaine réunion.
- Objectifs pour la prochaine réunion de travail.