Comment organiser un séminaire ? (avant, pendant, après et conseils)

L'organisation de séminaires, colloques ou congrès nécessite une préparation en amont et des retombées en aval. Il s'agit également d'une forme d'opération de communication organisée sous forme de réunion interactive autour d'un thème. Alors, comment organiser une réunion de ce genre et quels en sont les retours ?

L'étape de pré-organisation

Tout d'abord, l'organisation avant la date de l'évènement nécessite une première phase qui est celle de la planification.
Ensuite viendra la phase de communication avant l'évènement. - La planification : elle consiste à définir toutes les étapes et la préparation. Dans cette planification se trouve la définition des objectifs, premier critère à établir. Pour qui est ce séminaire (les cibles), pour satisfaire quel besoin (l'objet, le sujet du séminaire), les méthodes utilisées, les résultats attendus. Ensuite, d'un point de vue plus concret et pragmatique, il faut définir une liste de participants et définir les ressources en personnel, en temps, lieu d'organisation et réservation (espace et temps), des ressources techniques et financières. - La communication autour de l'évènement : elle s'amorce lorsque la planification est prête et que les participants vont être contactés. À cette étape, l'assistante de communication aura déjà été d'une grande aide et va jouer un rôle clé pendant toute l'organisation de l'évènement. C'est elle qui va être le point de contact du projet.

Pendant le séminaire

Aussi pendant le déroulement du séminaire, et pour palier aux aléas de l'organisation, il est judicieux de prévoir des moyens techniques supplémentaires, notamment lorsque le déroulement du séminaire a lieu en extérieur, ou lorsque des projections vidéos sont prévues. Pendant le séminaire, puisqu’un des objectifs est un objectif de communication, il est de bon ton de donner la parole à l'auditoire de façon à ce qu'il y ait un échange avec les intervenants et ce qui permet le point de vue des différents experts. Aussi, en fonction de l'importance du séminaire et l'impact médiatique souhaité, un journaliste ou une personne en interne peut être convié à couvrir l'évènement, que ce soit par la présentation d'un article, la prise de photos ou bien en filmant une partie du séminaire. Aussi, relever les dysfonctionnements comme les points positifs peut s'avérer utile pour la suite.

Et après

Pour la suite, il s'agit de l'après-séminaire.
En effet, la mise en œuvre d'un plan d'évaluation va permettre d'apporter des points d'amélioration quant à l'organisation du séminaire. À savoir si cette organisation a permis de remplir les objectifs fixés au départ. Il y a 2 types d'évaluation : - les éléments constatés pendant le déroulement de l'évènement, - et les éléments constatés une fois l'évènement terminé.
En recoupant ces 2 types de données, il sera alors possible d'optimiser les améliorations à apporter pour la prochaine organisation.