Comment organiser l'expédition du courrier en entreprise ?

L'expédition du courrier en entreprise nécessite, en fonction du volume de courrier sortant, une organisation, ainsi qu'un équipement spécifique. Une fois la logistique en place, il est fortement conseillé de s'attarder sur la rationalisation des frais d'affranchissement, qui représentent des dépenses non négligeables.

Expédition du courrier : choix de l'organisation

La première étape consiste à évaluer, assez finement, les besoins de l'entreprise, en matière d'expédition du courrier : quel est le volume, de courrier moyen, expédié chaque mois et quelles sont les caractéristiques du courrier sortant (courrier standard, colis, courrier très urgent, etc.). En fonction de ces données, vous pourrez envisager la solution d'affranchissement, la plus appropriée, à votre activité courrier. Ainsi, pour les volumes faibles (moins de 5000 plis, par mois), le plus intéressant est de "sous-traiter" l'affranchissement de votre courrier par un organisme postal agréé. La Poste propose ce service à travers sa gamme "Affranchigo", mais d'autres prestataires indépendants assurent cette prestation. Si vous expédiez des volumes moyens (entre 5000 et 15000 plis par mois), une machine à affranchir basique pourra être louée, auprès d'un prestataire d'équipement postal, à titre d'exemple, Néopost ou Pitney Bowles. En revanche, si vous expédiez plus de 15000 plis par mois, la meilleure option est de louer une machine à affranchir intelligente, qui pèse individuellement chaque pli et lui applique le tarif correspondant. Ce matériel a pour avantage d'éviter les tris par tranche de poids et par format d'enveloppe.

La rationalisation des coûts d'affranchissement

Une fois, la logistique mise en place, attardez-vous sur vos consommations en affranchissement, et sur les économies potentielles pouvant être réalisées. Premièrement, lorsqu'il s'agit du courrier égrené, demandez-vous s'il est essentiel de recourir au tarif "Lettre", qui garantit une distribution à J+1, équivalent du timbre rouge, ou si le tarif "Ecopli" peut être utilisé (distribution à J+3 ou 4, équivalent du timbre vert, soit environ 5 centimes, en dessous du tarif "Lettre"). Ensuite, analysez la nature de votre courrier, et repérez, particulièrement, les éventuels "envois en nombre" (envois de plus de 1000 plis identiques : même poids, même format d'enveloppe, même contenu) pouvant bénéficier de tarifs avantageux. L'envoi de mailings publicitaires fait partie des envois en nombre. Enfin, tentez de sensibiliser vos services à ces coûts d'affranchissement. Le recours au service urgent ou recommandé est-il bien justifié, certains envois ne peuvent-ils pas être réalisés par mail ?