Comment faire un mailing sous OpenOffice ?

Le package bureautique de OpenOffice fournit à ses utilisateurs des outils qui leur permettent de créer un publipostage. Vous pouvez aussi faire des lettres types, des enveloppes, ainsi que des planches d’étiquettes. En effet, mailing est le mot anglais qui désigne le publipostage.

Un peu de vocabulaire

Lors de la préparation et la réalisation de votre miling ou votre lettre et publipostage, il y a des notions que vous devez impérativement connaître. Une fusion
Cette action permet à un document d’utiliser les informations d’un autre document et de faire autant de documents que des informations différentes. A la fin de cette action, vous aurez autant de lettres que de personnes. La source de donnée
Ce sont les informations concernant les personnes à qui nous allons adresser notre lettre. Un enregistrement
Ce sont les informations de chaque personne. Chacun de ces enregistrements se trouve dans une ligne de la source. Dans la plupart des cas, la source de donnée est faite à l’aide d’un Calc. Le document principal
C’est le document qui contient les informations générales. Il doit être réalisé avec Writer.

Le publipostage

La création de la base de données
Pour commencer, vous devez transformer votre feuille de calcul en source de données. Pour faire ainsi, enregistrer votre feuille sous format ".sx"c. Ensuite, dans le menu "Outils", vous avez "Source de données". Cliquez sur l’onglet nommé "Nouvelle source de données", nommez-la, ensuite indiquez le type de document qui servira de base de données. Pour cela, dans le menu déroulant, cliquez sur "Classeur". N’oubliez pas de vérifier que le nom de votre classeur est coché. Cliquez sur "OK", pour finir. La création de la lettre type
Le premier pas, c’est l’ouverture d’un nouveau document texte. Commencez à taper votre lettre, sans rajouter aucune information personnalisée. A la fin de votre saisie, n’oubliez pas d’enregistrer la lettre. Ensuite, allez dans le menu "Affichage" et sélectionnez l’onglet "Source de Données". Pour faire ainsi, vous avez aussi un raccourci clavier, "F4". Maintenant, vos sources de données doivent s’afficher et vous n'avez qu’à choisir celle que vous devez travailler. La fusion
Dans un premier temps, vous devez sélectionner les enregistrements. Vous pouvez sélectionner tous les enregistrements ou seulement quelques-uns. Ensuite, dans la barre d’outils du Beamer, cliquez sur l’avant dernière icône représentant des enveloppes. Elle vous amènera au menu "Mailing". Vous n'avez qu’à choisir le périphérique de sortie. Avec cette dernière action, votre publipostage mail est terminé.