Comment faire des économies de note de frais ? (conseils, astuces)

De plus en plus de sociétés cherchent des moyens pour réduire les coûts et les notes de frais de leurs collaborateurs. Mais les salariés ont toujours besoin dans le cadre de leurs fonctions de se former, de s'informer et de se déplacer pour rencontrer des fournisseurs, des collègues ou des gens de leur profession. Les réunions, les conférences et les salons virtuels sont réellement des solutions qui vont permettre aux entreprises de faire des économies sur les frais de déplacements de leurs collaborateurs.

Les salons et les conférences professionnels

Le salon professionnel classique organisé très souvent conjointement avec une conférence nécessite une organisation longue et un budget prévisionnel coûteux.
Il permet de réunir un nombre limité d'exposants, de visiteurs et de conférenciers dans une ville attractive et un lieu adapté onéreux. Ces évènements sont mis en place pour permettre aux sociétés d'exposer leurs produits et leurs services et aux visiteurs de trouver des solutions adaptées à leurs besoins professionnels ou bien de se tenir informés des nouveautés de leur secteur d'activité. L'organisation d'un évènement professionnel coûte cher à l'organisateur qui bien souvent doit trouver des sponsors pour le financement et aux visiteurs et conférenciers qui doivent payer très souvent un droit d'entrée, effectuer un long déplacement et séjourner dans une ville la plupart du temps éloignée de leur lieu de travail.

La solution de l'évènement virtuel

L'organisation de conférences, salons professionnels ou vidéo conférences virtuels tend à se multiplier sur la toile. De nouveaux logiciels particulièrement performants permettent à un organisateur de constituer une plateforme interactive où le visiteur, une fois enregistré et connecté, peut évoluer à sa guise et choisir ses centres d'intérêts selon ses besoins. La mise en place de forums de discussion permet aux visiteurs virtuels de se déplacer sur les stands virtuels, de communiquer avec les exposants et d'échanger des cartes de visite. Il permet également à un conférencier d'assister à une conférence confortablement installé dans son bureau devant son ordinateur. Des messages, des appels ou des e-mails sont utilisés pour communiquer. Des vidéos, des messages audio ou des diaporamas peuvent être consultés par l'utilisateur.

Quel choix ?

Les évènements virtuels représentent incontestablement un avantage en matière de réduction des frais professionnels et de commodité. Ces évènements n'occasionnent pas de frais d'hôtel ni de frais de vie pour une prestation de haut niveau.
De plus, il permet un gain de temps considérable sans compter les économies de fatigue et de stress dus aux déplacements professionnels et de gaz carbonique dans l'environnement. C'est donc une solution économique et écologique. Sans remplacer totalement les évènements classiques, ces solutions virtuelles peuvent permettre une multiplication des évènements, remplacer certaines réunions et représenter des solutions réduisant de façon drastique les notes de frais des entreprises.