A quoi sert un système d’information ? Explication et exemples

Avec la globalisation de l'information, et le développement fulgurant des moyens permettant d'y accéder, sa gestion est devenue fondamentale au sein de toutes les entreprises. Ainsi, Harper déclare que "bien gérer l'entreprise, c'est gérer son avenir et gérer son avenir, c'est gérer son information." Le système d'information permet de piloter l'entreprise, et se décompose en 2 phases : collecter l'information, puis la traiter et l'utiliser efficacement.

Collecter l'information

Tout système d'information s'appuie le plus souvent sur une base de données, ensuite gérée à l'aide de progiciels spécialisés (tels Access par exemple). Il est donc fondamental de collecter ces données, qu'elles soient chiffrées ou non. Dans le cas d'une base de données, il s'agit principalement de mesures quantitatives et d'informations chiffrées. Efficacement réunies et collectées, elles servent ainsi à évaluer les grandes performances de l'entreprise. Cependant, le système d'information utilise aussi le "tableau de bord", contenant avant tout des informations qualitatives sur les performances de l'entreprise. Ces dernières ne sont pas chiffrées, c'est ici la qualité de ces performances, en termes d'efficacité, de satisfaction... qui est recherchée. L'information ainsi collectée, il convient ensuite de la traiter de de l'utiliser avec sagesse.

Utiliser les SI

L'information brute recueillie dans une base de données doit être avant tout mise en forme afin d'être accessible au plus grand nombre des employés travaillant au sein de l'entreprise. Dans le cas de la base de données, les états et les formulaires sont autant d'outils permettant d'accroître la visibilité des informations collectées. Plus encore, elles permettent de s'assurer (en partie) que l'information sera correctement utilisée. En effet, le formulaire permet de visualiser toutes les données d'une base, avec la possibilité pour le créateur de cette même base de bloquer la modification de la base par un autre utilisateur. Le formulaire permet alors de visualiser, mais non de modifier. Ceci minimise alors le risque d'erreur ou de fausse manipulation de la part de l'utilisateur. L'importance d'un SI et de sa bonne gestion est illustrée par des exemples concrets au sein d'entreprises américaines. On estime ainsi à plusieurs milliards de dollars les pertes annuelles de ces entreprises dues à une mauvaise gestion de leur SI. Une seule erreur dans l'utilisation du SI de la Nasa a ainsi conduit à la désintégration de la navette Columbia. Il en est de même pour certains "bugs" généralisés. En disposant d'un bon SI, il ne reste plus alors qu'à l'utiliser pour bien piloter l'entreprise.