Comment utiliser un logiciel GED ?

Un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED) permet de gérer et archiver l'ensemble des documents d'une entreprise. Dans ce cadre, les applications d’un tel logiciel sont nombreuses, allant de la gestion du courrier à l’archivage des factures, en passant par les bons de commandes et les bulletins de paies. Mais, comment bien utiliser un logiciel GED pour son entreprise ?

Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?

Les logiciels GED correspondent à des applications capables de gérer et de structurer automatiquement l’ensemble des fichiers électroniques d’une entreprise. Une solution GED est présente dans la plupart des entreprises, ce qui leur permet un gain de temps et une optimisation de leur performance.

Comment fonctionne une GED ?

La gestion électronique des documents concerne tout type de fichiers existants dans une entreprise sur les supports traditionnels comme le papier. Il s’agit, par exemple, des factures, fiches de paie, bons de commande ou tout document administratif. Classiquement, une GED suit trois grandes étapes de fonctionnement. La numérisation GED des documents La numérisation est la première étape qui consiste à récupérer les documents. Elle est généralement réalisée grâce à un scanner qui permet l’acquisition des documents dont on vous avez besoin. Cela permet de faire une copie de vos documents papiers sous un format électronique. Le classement des documents par indexation Toute solution GED fonctionne grâce à des procédures d’indexation des documents. Des termes ou expressions vont servir de base pour les recherches. Cela permettra de retrouver un document dans la base de données à partir d'une recherche par mots clefs Le stockage des documents Le stockage s'effectue sur une base de données spécifique pour conserver les fichiers de façon durable. Cette étape est primordiale, et doit faire l’objet d‘une importante réflexion lors de la conception du système. La question de la pérennité du support de conservation des documents devra notamment être abordée, de même que les problématiques classiques de stockage (fiabilité, redondance des données, accès aux données archivées, sécurité). Suite à ces différentes étapes, la diffusion des documents pourra être activée pour l’ensemble des utilisateurs concernés dans l'entreprise.

Les différents types de logiciel GED

Il existe sur le marché de nombreuses solutions de logiciel GED qui peuvent aussi bien être des solutions gratuites que payantes. Le choix d’une GED doit impérativement tenir compte du type et du nombre de données qu’elle va devoir gérer, ainsi que de la charge d’utilisateurs qui devra s’y connecter. On pourra citer, par exemple, les solutions gratuites comme les logiciels OWL, Maarch, RanchBE, Nuxeo. D’autres logiciels sont payants, comme par exemple, M-Files, Documentum, File Hold. Des sites web comme Ged.com vous donneront également des outils et des conseils pour appendre à s’organiser et maîtriser la gestion électronique de vos documents.