Comment rédiger un appel d'offres pour une action de formation ?

L'appel d'offres correspond à une demande de devis. Dans le domaine de la formation, on attend un devis plus fourni qu'un simple programme et un prix. Le prestataire doit décrire la formation à travers les objectifs pédagogiques qu'il a identifiés et les méthodes pédagogiques qu'il envisage d'employer. Ce document doit lui fournir les informations indispensables pour rédiger sa proposition.

L'appel d'offres sert à obtenir des propositions qui collent aux besoins

L'appel d'offres ne doit pas être considéré comme une corvée que l'on bâcle en pensant à autre chose. Il ne doit, pas plus, être considéré comme le document sacré qui ne doit en rien s'éloigner d'un modèle hérité de prédécesseurs. Il ne faut pas, enfin, craindre de trop dévoiler son entreprise. L'appel d'offres doit décrire au mieux la situation qui a conduit au besoin de commander une formation. Les prestataires auxquels on s'adresse n'ont pas la science infuse et ont besoin de connaître les activités de l'établissement et les caractéristiques de la population à former. Inversement, on n'a aucun intérêt à suggérer des solutions. Pour construire une formation, les prestataires ont besoin de connaître la situation initiale, qui a mis à jour un besoin en formation, et la situation souhaitée après la formation. C'est dans cet intervalle que se situe leur savoir-faire. Les prestataires doivent également savoir sur quels critères ils seront sélectionnés. Ils doivent aussi connaître les exigences de lieu, de date, de moyens... de leur client. Enfin, ils doivent être au courant du fonctionnement de la transaction : qui contacter, où envoyer leur proposition et avant quelle date, à qui s'adresser en cas de besoin et quelle est la date où la décision aura été prise ?

Plan d'un cahier des charges

Qu'il s'agisse d'un appel d'offres privé ou public, d'un appel d'offres sur papier ou d'un appel d'offres en ligne (comme c'est de plus en plus le cas depuis que l'on s'emploie à la dématérialisation des documents), un cahier des charges aura ce même plan qui répond à une logique utilitaire : 1 - Vocation de l'établissement. 2 - Caractéristiques de la population à former : - Les responsabilités,
- Les tâches qu'elle accomplit,
- Les statuts. 3 - Le dysfonctionnement qui a été identifié. 4 - L'objectif que les apprenants devront atteindre : - La compétence globale qu'ils devront acquérir.
- Les critères qui seront observés à partir de six mois après la fin de la formation, pour vérifier si elle a été efficace. 5 - Les critères de sélection des offres. 6 - Les conditions de réalisation de la formation. 7 - Date limite de réception des offres. 8 - Adresses où les offres devront parvenir. 9 - Coordonnées des responsables de l'opération. 10 - Délai de validité de l'offre.