Comment sauvegarder une base de données email ?

Que ce soit en prévision d'une panne, pour se protéger d'une perte éventuelle de données ou simplement pour exporter son carnet d'adresses, il est parfois nécessaire de sauvegarder la base de données email de ses contacts. Comment faire ? Une première source à sauvegarder est le carnet d'adresses intégré à votre logiciel de messagerie internet.

Carnet d'adresses utilisé dans un logiciel de messagerie

Certains logiciels de messagerie (Microsoft Outlook, Outlook Express, Incredi Mail, etc.) ne possèdent pas leur propre carnet d'adresses mais utilisent celui de Windows. Ainsi, si vous utilisez différents clients de messagerie, ceux-ci utilisent le même carnet d'adresse, c'est-à-dire que vous partagez la même base de données email. Il n'est donc pas utile de sauvegarder plusieurs bases. Pour cela, il suffit de sauvegarder le contenu du dossier "Contacts" de votre ordinateur. Il est possible de copier les contacts sur une clé USB, sur un disque dur externe ou sur un espace de sauvegardes en ligne.

Carnet d'adresses en ligne lors de l'utilisation d'un webmail

Le webmail est une page Internet permettant de consulter son courrier électronique directement via un navigateur internet. Si vous utilisez le webmail de votre fournisseur de messagerie, il est courant de rencontrer un carnet d'adresses sauvegardé directement sur le serveur de votre fournisseur. Même si le fournisseur possède des sauvegardes de ses serveurs, il est parfois nécessaire de sauvegarder les adresses email de ses contacts. Pour cela, il faut utiliser la fonction "exporter" ou "extraire" directement en ligne. Un fichier est alors téléchargé. Ce fichier contient toutes les informations sur les contacts enregistrés en ligne. Il est possible d'utiliser cette fonctionnalité afin d'exporter ses contacts depuis Internet, pour les importer en local dans un logiciel client de messagerie ou sur un autre compte mail.

Synchronisation entre les appareils

Si la sauvegarde est souvent vue comme un élément utilisé en cas de panne de matériel et de perte de données, il est aussi utile de sauvegarder sa base de données email dans le but d'importer les données d'une source vers un outil que l'on souhaite utiliser. Les smartphones, par exemple, possèdent des dispositifs de synchronisation de données entre le téléphone et un serveur distant. Ainsi, il est possible de synchroniser les adresses mail de ses contacts entre son téléphone et son carnet d'adresses utilisé pour l'envoi de courriers électroniques. C'est le cas par exemple des systèmes d'exploitation Android qui permettent de synchroniser le carnet d'adresses du compte gmail associé au mobile. Toutes les modifications opérées sur le téléphone seront prises en compte afin que celles-ci soient affichées lors de la prochaine ouverture de Gmail.com. Lors de la panne du téléphone, la base de données partagée est sauvegardée en ligne et reste accessible.