Comment classer ses papiers ? (conseils et astuces)

Chacun doit trouver méthode de classement des documents, celle qui semble la plus pratique et surtout la plus adaptée à notre fonctionnement de tous les jours, car c'est quotidiennement que nous manipulons des documents. Pour être efficace, le rangement doit être régulier.

Le tri

Une fiche pratique indiquant la durée de conservation de documents est disponible sur Pratique.fr ou sur Service-public.fr.
Ce qui est intéressant de savoir, c'est à quelle fréquence nous allons nous servir de ces documents durant toute une vie, ou une année. Les plus demandés : Livret de famille, carnet de santé, carte d'identité, permis de conduire
Les quittances de loyer, factures électricité/gaz/eau, factures de téléphone, contrat de location, assurances.
Que ce soit pour l'inscription à la cantine des enfants, pour une location de véhicule ou un achat à crédit, ces documents sont nécessaires. Il est important alors de les avoir à disposition. A moins qu'une pièce soit réservée au seul fait de ranger de nombreuses boîtes sur des étagères, le mieux est de regrouper tous les documents ensemble. La gestion de documents est aussi pratiquée au travail qu'à la maison. On peut se servir de ce que l'on a déjà au bureau. Il est rarement arrivé, lorsque votre patron vous demande un papier, que vous lui répondiez "attendez, je fouille", c'est déconseillé. Vous trouvez tout et tout de suite. Alors, pourquoi ne pas appliquer à la maison ? Deux méthodes pratiques vont être étudiées ci-après.

Le classement "papiers"

Valisette à dossiers suspendus ou boîtes de classement (Touslesprix.com, Twenga.fr, grandes surfaces, etc.).
Trier les documents par catégories et pour l'année en cours : assurances, banques, Caf, Sécurité sociale, Loyers, Electricité, Gaz, Eau, Téléphone, autres (à adapter). Boîtes archives (Touslesprix.com, Webmarchand.com, grandes surfaces, etc.)
Suivant le même mode opératoire que pour l'année en cours, archiver dans chaque boîte par catégories, en divisant par année à l'aide de chemises en cartons et sous-chemises.

Le classement informatique

Scanner tous les documents, ranger dans un dossier de l'ordinateur et créer une sauvegarde à chaque rajout. Copiez sur un CD Rom ou disquette. Cette méthode n'exclut pas les documents papier, mais selon l'utilité, permet de les substituer. De plus en plus d'organismes proposent de recevoir les factures par Internet, plutôt que par courrier. Un clic et c'est rangé. Ecologique et pratique.

Mon avis

Pratique, dès que c'est possible, je choisis la conservation informatique, en conservant sur mon ordinateur les factures que je reçois sur Internet, les relevés de banque ou autre. Petite astuce pour les boîtes d'archives : je choisis une couleur par catégorie. Ça aide visuellement.