Comment prévoir un budget grâce à Excel ?

Un projet quel qu'il soit nécessite une gestion de budget associé. La répartition du projet en tâches budgétées va nécessiter un suivi précis des entrées et des dépenses d'autant plus compliquées que le projet est complexe. A un certain degré de complexité, l'emploi d'un tableur informatique capable d'effectuer des calculs et des bilans va simplifier sensiblement la gestion budgétaire.

L'outil Excel

Excel est un tableur informatique qui permet, entre autres choses, d'effectuer des opérations entre cellules, colonnes ou lignes de chiffres. Grâce à ses fonctions mathématiques, le tableur Excel va permettre d'effectuer très facilement des additions, des soustractions, des multiplications ou des divisions de données sélectionnées dans le tableau et conduire aux résultats escomptés avec la puissance et la célérité d'un ordinateur. La fonction graphique va permettre en plus une visualisation conviviale et très parlante des tendances données par les chiffres et les fonctions de suivi de données ou de variables en fonction du temps.

Établissement d'un budget Excel

Lorsqu'un budget prévisionnel sur un tableau Excel est établi, surtout s'il est compliqué, la première des choses à effectuer est de simuler sur toute la durée du projet la balance des entrées/sorties de façon à vérifier qu'elle est toujours positive. Cette méthode très simple va permettre entre autres de planifier les échéances des paiements à la fois du client du projet, mais aussi des fournisseurs et des sous-traitants. Toutes ces données seront entrées dans un tableau Excel pour établir facilement la balance des paiements. Pour le maximum de clarté et éviter toute erreur d'interprétation, les colonnes et les lignes seront bien définies par des titres appropriés et les cellules remplies soit de chiffres soit de formules.

Optimisation d'un budget Excel

Il est relativement pratique d'effectuer des simulations illimitées de différents scénarios possibles correspondant à des solutions différentes pour optimiser un budget à l'aide d'un tableur Excel.

Suivi d'un budget Excel

On placera par exemple sur chaque ligne, un poste budgétaire et sur chaque colonne, un mois différent. Lors du déroulement d'un projet pour chacune des tâches budgétées, il va être relativement aisé de suivre l'avancement des dépenses au jour le jour sur un tableau Excel en comparant les dépenses mensuelles réalisées avec le budget mensuel alloué et les écarts correspondants.