Comment partager un calendrier ? (guide pratique)

Que ce soit, pour gérer des calendriers communs à une association, un club, un groupe ou chercher une date commune pour organiser un événement, différentes solutions de partage de calendriers existent. Cet article détaille l'utilisation de calendriers partagés Gmail et de doodle, ainsi que les différentes configurations possibles, pour protéger au mieux les données contenues dans le calendrier.

L'utilisation d'un compte gmail

Google vous permet de partager un agenda à un groupe de personnes précis ou de le rendre public. Un compte Gmail permet de créer plusieurs agendas, afin de n'en partager que certains. Pour cela, lorsque vous êtes sur la page des agendas, cliquer sur le triangle à droite de l'agenda que vous souhaitez partager, et cliquer sur "partager l'agenda".
Plusieurs options sont alors proposées : - Rendre public son agenda : rend accessible à tout le monde, en indiquant les libellés des rendez-vous.
- ... En masquant les libellés : permet de n'afficher que la disponibilité ou l'indisponibilité, sans indiquer le contenu du rendez-vous.
- Partager avec des personnes en particulier : permet d'attribuer à chaque personne, un droit spécifique. Chaque personne reçoit un lien par mail, permettant de consulter/modifier l'agenda.

Partager un agenda ne signifie pas, tout publier

Comme dit précédemment, il est possible de restreindre les données diffusées. En effet, il est possible de conserver un agenda personnel, non partagé. Lorsque vous ajoutez des rendez-vous, il est alors possible d'indiquer la diffusion de ce dernier (publier l'indisponibilité, privé, public, etc.). Le partage d'agenda Gmail possède les options suivantes : - Apporter des modifications et gérer le partage : la personne qui consulte peut ajouter d'autres personnes et possède les mêmes droits que le propriétaire.
- Apporter des modifications aux évènements : la personne qui consulte peut modifier les événements.
- Afficher le détail des évènements : partage toutes les données de l’événement.
- Afficher uniquement les infos de disponibilité : permet de savoir, si la personne est disponible ou non.

L'utilisation d'un doodle

Il est parfois nécessaire de fixer une date commune, pour organiser un évènement ou se rencontrer.
Une solution, alliant simplicité et rapidité, est l'utilisation de doodle (sondage en ligne). Un sondage permet d'afficher les dates et des heures de disponibilité de chaque personne. Pour cela, il faut se connecter sur le site Doodle.com et cliquer sur "planifier un événement".
Après avoir renseigné les détails de la réunion, il est nécessaire d'indiquer une adresse mail, pour recevoir le lien permettant d'administrer le sondage.
L'étape suivante consiste, à renseigner les jours et les heures à indiquer, dans le sondage.
Enfin, il est possible de diffuser manuellement le lien ou d'utiliser son agenda gmail ou Outlook.
Il est à noter qu'aucune inscription n'est nécessaire, pour utiliser ce service gratuit.