Écrire une lettre de recouvrement : conseils et points clés

Un client qui peine à payer ses factures, un locataire qui semble avoir oublié qu’il vous devait un loyer, etc., autant de situations, plutôt désagréables qui méritent d’être réglées rapidement et si possible, à l’amiable. Pour ce faire, la lettre de recouvrement est l’outil indispensable. Voici, quelques conseils pour la rédiger dans le respect des règles.

Le principe

Il s’agit d’un courrier qu’un créancier, celui à qui l’on doit de l’argent, adresse à son débiteur, celui qui doit de l’argent, pour lui signifier son retard de paiement et l’inviter à régulariser rapidement sa situation. Si les grosses et moyennes entreprises ont plutôt tendance, à avoir recours à des sociétés spécialisées en recouvrement de créances lorsqu’elles doivent faire face à des défauts de paiements, les particuliers et petites entreprises procèdent plus volontiers par eux-mêmes, pour minimiser les coûts.

Comment procéder ?

En cas de retard de paiement avéré, la toute première relance peut déjà se faire par un simple coup de téléphone, ce qui permet très souvent de résoudre le problème, car la plupart du temps, il s’agit d’un banal oubli. Mais parfois, la situation est plus compliquée. Ainsi, face à un débiteur qui persiste à jouer les indélicats, on est forcé d’avoir recours à une lettre de relance ou de recouvrement. Cette formalité doit être préalable à toutes éventuelles poursuites pénales. Le premier courrier En plus de la date, il doit préciser très clairement, le motif de la réclamation. S’il s’agit d’un retard de paiement sur une ou plusieurs factures, rappeler leurs numéros, les montants et les dates d’échéances prévues initialement. Le ton doit rester courtois, mais ferme. À la fin, il convient de demander une régularisation sous huit jours, en évoquant de possibles pénalités de retard. L’envoi devra se faire, par une lettre recommandée avec accusé de réception. Dans le meilleur des cas, une seule lettre suffit pour que tout rentre dans l’ordre, mais parfois il faut persévérer. Le second courrier Si aucune réponse ne vous est parvenue à la date convenue, un second courrier pourra être envoyé, toujours en recommandé avec accusé de réception, afin de pouvoir constituer une preuve, le cas échéant. Plus incisif, celui-ci devra porter la mention "mise en demeure" et stipuler qu’à défaut de régularisation, un délai devra alors être précisé, des poursuites pourront être engagées. Pour vous aider à rédiger ce type de courrier, de nombreux sites Internet proposent des modèles tout faits adaptés à toutes les situations, loyers impayés, factures d’entreprises non réglées, etc. Certains sont payants, mais il en existe quelques-uns qui sont gratuits. Parmi eux, on peut citer Modele-lettre-type.com, dans la partie "Guide", sélectionnez "lettre de réclamation", ou encore La-lettre.com.