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Comment faire une facture ?

Pour éditer une facture valable et non contestable, certains éléments doivent être obligatoirement mentionnés. Ces derniers concernent des données d’identification (du vendeur et de l’acheteur), les caractéristiques de la vente et le prix, les modalités de paiement et les conditions particulières (ristournes, rabais, pénalités de retard, etc.). Ci-dessous les détails pour éditer vos factures en toute légalité.

Par Christine Leckler
Comment faire une facture ?

Les données obligatoires d’identification

Pour rédiger une facture, un entrepreneur doit respecter les règles légales, en suivant le Code du commerce et tout particulièrement l'article L.441-3 qui précise les informations qui doivent obligatoirement y figurer.

Le vendeur doit s’identifier sur la facture, en mentionnant :

  • Le nom, l'adresse et le numéro de SIREN.
  • Le Numéro RCS, s'il est inscrit au registre du commerce, en y ajoutant la ville du lieu de l’immatriculation.
  • S’il s’agit d’une société, il faut en indiquer la forme juridique et le capital (par exemple : SARL au capital de 10000€).
  • Le numéro de TVA intracommunautaire pour les ventes dans la communauté économique européenne (si vous pratiquez la TVA).

L’identification de l’acheteur est faite en mentionnant le nom et l'adresse du client.

Les données obligatoires concernant l'objet de la vente et son règlement

Il s’agit à présent de décrire la vente concernée (produit ou prestation, quantité, nombre, etc.).

Plusieurs informations doivent y figurer :

  • La date de la vente ou de la prestation de service réalisée.
  • Le numéro de la facture.
  • La dénomination et la quantité : il doit être indiqué la description claire de ce que vous avez vendu : quels produits ou services, et en quelle quantité. Il est indispensable d’être très précis, afin de ne laisser aucune place au doute.
  • Le prix et la TVA appliquée : le prix unitaire HT de chaque produit ou service vendu est indiqué, puis la TVA unitaire applicable pour chacun, le coût total de la TVA, le total HT des produits et/ou services, et enfin, le total TTC, en fonction de la TVA qui s’applique.
  • Pour les entreprises qui ne pratiquent pas la TVA, la mention : "TVA non applicable, article 293B du code général des impôts" doit être indiquée. Sur votre facture, seuls les prix HT apparaissent.

Les modalités de paiement et le règlement de la facture :

  • Les rabais, remises et ristournes : on signale les éventuelles réductions accordées à l'acheteur au moment de la vente.
  • La date de règlement exigée : pour ce faire, indiquez avec précision une date (jour, mois, année).
  • Les pénalités de retard : il faut prévoir dans votre facture, le cas où votre client ne règle pas dans les délais impartis. Vous pouvez alors appliquer des pénalités de retard et indiquer le taux pratiqué. Celui-ci se calcule à partir du taux de la Banque Centrale Européenne, puis multiplié par 3 ou 4, selon votre choix.
  • Les conditions d’escompte : vous pouvez accorder une réduction sur le prix de la vente, lorsque votre client s'acquitte du paiement avant la date demandée. Il faut bien préciser sur votre facture si vous pratiquez ou non l'escompte, et sous quelles conditions.

Les obligations de forme

La facture est rédigée en deux exemplaires, l’un conservé par le vendeur, l’autre par l’acheteur.

Il existe de nombreux modèles de factures vierges gratuits sur Internet. Vous pouvez également utiliser des modèles préremplis que l’on trouve dans les papeteries (cahier de factures détachables).

Enfin, il existe toute une foule de logiciels qui vous permettent de réaliser vos factures très simplement, et ce, quel que soit votre statut juridique.

Etablir une facture prouve qu'une transaction a bien été réalisée. Il est donc indispensable de respecter les règles du droit français.

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